Прекращение трудового договора: обязанности работодателя в последний день работы сотрудника
В день прекращения трудового договора с увольняющимся сотрудником законодательство РФ наложило на работодателя немало обязанностей. Но прежде чем обратиться к их рассмотрению, уточним, когда именно наступает указанное событие.
Последний день работы
Днем прекращения трудового договора согласно ст. 84.1 ТК РФ всегда является последний день работы сотрудника, за исключением случаев, когда он фактически не работал, но за ним согласно ТК РФ или иному федеральному закону сохранялось место работы (должность). Таким образом, указанная в приказе о расторжении трудового договора с работником дата увольнения должна являться его рабочим днем.
Работник, как известно, имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели. Течение указанного срока начинается на следующий день после получения работодателем заявления работника об увольнении (абз. 1 ст. 80 ТК РФ).
Не исключена вероятность, что окончание этого срока придется на субботу или воскресенье, которые являются общими выходными днями у работодателя. Сотрудники Роструда рекомендовали в подобных обстоятельствах обращаться к ст. 14 ТК РФ (Письмо Роструда от 18.06.2012 N 863-6-1), которой установлен порядок исчисления сроков. Если последний день срока приходится на нерабочий день, то днем окончания срока в силу упомянутой нормы считается ближайший следующий за ним рабочий день. Соответственно, если увольнение выпадает на субботу или воскресенье, которые являются общими выходными днями у работодателя, то увольняющемуся придется выйти на работу в понедельник. Но принудить его трудиться в этот день работодатель не вправе.
При увольнении же работника накануне выходных работодатель нарушает трудовое законодательство. В период действия трудового договора в выходные дни за работником сохраняются его рабочее место и все трудовые права, в том числе и право на отзыв своего заявления об увольнении (абз. 4 ст. 80 ТК РФ). Уволив работника в пятницу, работодатель лишит его такого права.
Увольнение работника накануне выходных будет правомерным, если сотрудник и работодатель придут к соглашению о расторжении трудового договора до истечения срока предупреждения об увольнении (абз. 2 ст. 80 ТК РФ).
В то же время необходимо учитывать, какие именно дни считаются для работника рабочими. В случае если трудовой договор прекращается с работником, которому установлен сменный режим рабочего времени, датой прекращения трудового договора является дата последнего рабочего дня, в том числе выпадающая на выходной или нерабочий праздничный день. И в этом случае уже работодателю понадобится выйти в выходной на работу, чтобы оформить увольнение сотрудника.
Возможно возникновение неопределенности при определении последнего дня работы и при увольнении в связи с сокращением численности или штата работников (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ), если информация о предстоящем увольнении доведена до сотрудников 29 или 30 декабря в обычные годы и 30 декабря — в високосный.
О предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников работодатель, как известно, должен предупредить каждого сотрудника персонально под роспись не менее чем за два месяца до увольнения (абз. 2 ст. 180 ТК РФ). Сроки же, исчисляемые месяцами, истекают в соответствующее число последнего месяца срока (абз. 3 ст. 14 ТК РФ).
При доведении такой информации до сведения работников 29 декабря срок начинает исчисляться с 30-го числа этого месяца. Двухмесячный срок в таком случае заканчивается 29 февраля. Но в обычные годы в феврале лишь 28 дней.
Законодатель в ст. 14 ТК РФ специального положения об определении окончания срока, приходящегося на число, которое отсутствует в месяце, не предусмотрел. Поэтому вполне логично обратиться к ст. 192 ГК РФ, устанавливающей порядок исчисления окончания срока, определенного периодом времени. Если окончание срока, исчисляемого месяцами, приходится на такой месяц, в котором нет соответствующего числа, то срок согласно п. 3 ст. 192 ГК РФ истекает в последний день этого месяца.
Исходя из этого последним днем работы увольняемых работников в связи с сокращением их численности в рассматриваемом случае становится 28 февраля в обычные годы и 29 февраля — в високосный.
Сомнения относительно последнего рабочего дня могут возникнуть также, если сотрудником подано заявление на отпуск с последующим увольнением. Статья 127 ТК РФ, в частности, позволяет сотруднику вместо получения компенсации за неиспользованные дни отпуска отгулять их перед увольнением, не возвращаясь уже на работу. Но такое увольнение возможно только по письменному заявлению работника и с согласия работодателя. Днем увольнения при этом считается последний день отпуска (абз. 2 ст. 127 ТК РФ). Но оформить расторжение договора и исполнить возникающие в связи с этим обязанности работодателю в этот день довольно проблематично, поскольку сотрудник на работе отсутствует.
Конституционный Суд РФ в Определении от 25.01.2007 N 131-О-О указал, что в таком случае последним днем работы сотрудника следует считать не день его увольнения (последний день отпуска), а день, предшествующий первому дню отпуска. С учетом этого все процедуры, связанные с оформлением прекращения трудовых отношений, работодателю необходимо произвести еще до ухода работника в отпуск.
Возникающие обязанности
Издание приказа
Прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя. Такой приказ оформляется по унифицированной форме N Т-8 или N Т-8а (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).
При увольнении по инициативе работника (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) приказ об этом логично издавать в последний рабочий день. Если издать такой приказ раньше, подписать его у руководителя, ознакомить работника, не исключена вероятность, что его придется отменять. Ведь работник, как было сказано выше, может воспользоваться своим правом на отзыв заявления об увольнении в последний день двухнедельного срока.
Дата издания приказа и дата увольнения все же могут не совпадать. Так, при проведении мероприятий по сокращению численности или штата работников приказ об увольнении может быть издан ранее последнего рабочего дня. При предоставлении же отпуска с последующим увольнением дата издания приказа и дата увольнения всегда не совпадают.
С приказом об увольнении работодатель должен ознакомить работника под роспись (абз. 2 ст. 84.1 ТК РФ). Сроки для этого ТК РФ не установлены. Обычно это происходит в последний день работы увольняемого, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность). Например, работник просит уволить его по собственному желанию в период нахождения в отпуске.
Если сотрудник отказывается ознакомиться с приказом, на документе необходимо сделать запись об этом. Так же стоит поступить, если приказ о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника. Запись при этом может выглядеть следующим образом: «Ознакомить под роспись невозможно по причине…».
Если работник отказывается ознакомиться с приказом, помимо записи на документе желательно составить акт об отказе в ознакомлении с приказом. Данный акт впоследствии может пригодиться, если увольнение осуществляется по инициативе работодателя. Акт составляется в произвольной форме кадровым работником или иным лицом в присутствии не менее двух свидетелей.
В строке (графе) форм N Т-8 и N Т-8а «Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)» производится запись в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства со ссылкой на соответствующую статью. В строке (графе) «Документ, номер и дата» делается ссылка на документ, на основании которого готовится приказ и прекращается действие трудового договора, с указанием его даты и номера (заявление работника, медицинское заключение, служебная записка, повестка в военкомат и другие документы).
Иногда к приказу необходимо приложить определенные документы. Так, Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. упомянутым Постановлением Госкомстата России N 1) предписывают приложить к приказу документ об отсутствии материальных претензий к сотруднику, если увольняемый — материально ответственное лицо. При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в некоторых случаях неотъемлемой частью приказа является изложенное в письменной форме мотивированное мнение выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации.
Расчет при увольнении
При прекращении трудового договора выплата всех сумм, причитающихся работнику, в силу ст. 140 ТК РФ производится в день его увольнения. Помимо заработной платы, причитающейся сотруднику за отработанные рабочие дни в месяце прекращения трудового договора, при увольнении довольно часто приходится выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск, если таковой имеется. Данная компенсация выплачивается независимо от основания увольнения (Письмо Роструда от 02.07.2009 N 1917-6-1).
Работники получают компенсацию исходя из количества полагающихся им дней неиспользованного отпуска за время работы у работодателя. Специалисты Роструда рекомендовали определять компенсацию путем умножения среднего дневного заработка работника за расчетный период на количество таких дней. Дни же неиспользованного отпуска, в свою очередь, определяются исходя из расчета 2,33 дня отпуска за 1 месяц работы (28 дн. : 12 мес.) (Письмо Роструда от 26.07.2006 N 1133-6).
Порядок расчета среднего дневного заработка для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска идентичен порядку, применяемому при исчислении данного заработка при уходе в отпуск. Средний дневной заработок исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,4 (абз. 4 ст. 139 ТК РФ).
При исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время, указанное в п. 5 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922), а также начисленные за это время суммы.
Положение по исчислению стажа работы, дающего право на ежегодные оплачиваемые отпуска, установлено ст. 121 ТК РФ. В указанный стаж работы, в частности, включается время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.
Подсчет количества дней отпуска, за которые полагается выплатить компенсацию работнику, осуществляется в соответствии с Правилами об очередных и дополнительных отпусках (утв. НКТ СССР 30.04.1930). Если сотрудник отработал менее половины месяца, это время исключается из расчета, а если отработана половина или более половины месяца, эти периоды округляются до полного месяца (п. 35 указанных Правил).
Также увольняемому необходимо выплатить выходное пособие и иные компенсации, если они предусмотрены ТК РФ, локальными нормативными актами или трудовым договором.
В случае спора о размерах сумм, причитающихся работнику при увольнении, работодатель обязан в последний день работы выплатить неоспариваемую сумму (абз. 2 ст. 140 ТК РФ).
Если сотрудник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы ему должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления им требования о расчете.
При нарушении работодателем установленного срока выплат, в том числе и при увольнении, он обязан возместить их с уплатой процентов (денежной компенсации). Их размер составляет одну трехсотую действующей в это время ставки рефинансирования Банка России от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. Обязанность выплаты указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя (ст. 236 ТК РФ).
Задержка выплаты зарплаты является административным правонарушением. За нарушение законодательства о труде административный штраф может быть наложен (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
— на должностных лиц и индивидуальных предпринимателей — в размере от 1000 до 5000 руб.;
— на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.
При выплате заработной платы работодатель, как известно, обязан в письменной форме извещать каждого работника:
— о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;
— о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;
— о размерах и об основаниях произведенных удержаний;
— об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
Данная информация отражается в расчетном листке (абз. 1 — 6 ст. 136 ТК РФ). Обычно расчетный листок выдается работнику по окончании месяца. При увольнении же работника расчетный листок надлежит передать ему в последний день работы.
Выдача трудовой книжки
В последний день работы сотрудника в соответствии с общим порядком оформления расторжения трудового договора ему необходимо выдать его трудовую книжку (абз. 4 ст. 84.1 ТК РФ). Никаких оснований для отсрочки выдачи трудовой книжки в ТК РФ не установлено. Следовательно, удерживать рассматриваемый документ по каким-либо причинам — до передачи дел преемнику, погашения долга перед работодателем, в связи с неоформленным обходным листом и т.д. — неправомерно. Если подобные действия приведут к тому, что бывший работник не сможет приступить к работе в ином месте, работодателю в силу его обязанности по возмещению работнику материального ущерба, причиненного в результате незаконного лишения его возможности трудиться, придется возместить ему не полученный им заработок за время незаконного лишения его возможности трудиться, то есть за время задержки выдачи трудовой книжки (абз. 9 ст. 165, абз. 4 ст. 234 ТК РФ).
В то же время работодатель не может каким-то образом воздействовать на работника, чтобы тот забрал свою трудовую книжку. Пересылка же ее почтой возможна лишь с согласия на это бывшего сотрудника (п. 36 Правил ведения). Законодатель, предвидя возможность возникновения ситуации, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику не представляется возможным, предусмотрел в ТК РФ специальную норму. При невозможности ее выдачи в связи с отсутствием работника либо отказом от ее получения работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости явиться за документом либо дать согласие на отправку книжки по почте. С момента направления такого уведомления работодатель от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в срок освобождается (абз. 6 ст. 84.1 ТК РФ).
Работодатель также не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении:
— по пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ за прогул, то есть отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены) независимо от его (ее) продолжительности, а также в случае отсутствия на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены);
— по п. 4 ч. 1 ст. 83 ТК РФ — осуждение работника к наказанию, исключающему продолжение прежней работы, в соответствии с приговором суда, вступившим в законную силу;
— женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности в соответствии со ст. 261 ТК РФ (в случае истечения срочного трудового договора в период беременности женщины работодатель обязан по ее письменному заявлению и при представлении медицинской справки, подтверждающей состояние беременности, продлить срок действия трудового договора до окончания беременности).
Правила ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225) (далее — Правила ведения) уточняют, что в день увольнения (последний день работы) сотрудника работодатель обязан выдать его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении (п. 35 Правил ведения).
Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи Кодекса или иного федерального закона.
Для правильного оформления записи в трудовой книжке необходимо обратиться к Правилам ведения и Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69). Все записи в трудовую книжку вносятся на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) (п. 10 Правил ведения). После внесения записи о причинах и основании расторжения трудового договора все записи, внесенные в трудовую книжку работника за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (п. 35 Правил ведения).
Неправильная формулировка причины увольнения в трудовой книжке приравнивается к задержке ее выдачи, так как и то и другое препятствует работнику в поступлении на новую работу. А это, как было сказано выше, влечет за собой материальную ответственность работодателя. Однако если в трудовую книжку при увольнении была внесена неправильная формулировка причины увольнения, которая не препятствовала трудоустройству работника, то от материальной ответственности работодатель освобождается (абз. 7 ст. 394 ТК РФ).
По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения (абз. 6 ст. 84.1 ТК РФ).
Факт выдачи работнику трудовой книжки должен быть зафиксирован. В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (форма книги приведена в Приложении N 3 к упомянутому Постановлению Минтруда N 69) для этого предусмотрены специальные графы: в графе 12 указывается дата выдачи книжки, в графе 13 работник расписывается за ее получение.
Помимо этого работнику полагается расписаться и в личной карточке (форма N Т-2, утв. приведенным Постановлением Госкомстата России N 1) (п. 41 Правил ведения). Работник же кадровой службы в разд. XI личной карточки увольняемого работника производит запись об увольнении, указывая основание прекращения трудового договора, дату увольнения и номер приказа.
Выдача иных документов
Размер страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, в частности пособия по временной нетрудоспособности в связи с болезнью, пособия по беременности и родам, пособия по уходу за ребенком до достижения им полутора лет, рассчитывается исходя из среднего заработка застрахованного лица (п. 1 ст. 14 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»).
С начала 2011 г. в общем случае средний заработок определяется исходя из выплат в пользу физического лица, полученных им за два календарных года, предшествующие наступлению страхового случая, на которые начислялись страховые взносы в ФСС РФ в соответствии с Федеральным законом от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования». При исчислении при этом учитываются в том числе и выплаты, начисленные за указанный период иными работодателями, если сотрудник был принят на работу после начала указанного периода.
Исходя из этого во многих случаях для расчета размера пособия работнику потребуются сведения о выплатах, начисленных ему работодателями, у которых он трудился ранее. В связи с этим законодателем установлена обязанность работодателя по выдаче работникам в день увольнения (или по их письменному заявлению) справки о сумме заработка за два календарных года, предшествующие году прекращения работы, а также за текущий календарный год (пп. 3 п. 2 ст. 4.1 Закона N 255-ФЗ).
Форма справки о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, на которую были начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, за два календарных года, предшествующие году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой, и текущий календарный год и Порядок ее заполнения приведены в Приложениях N 1 и N 2 к Приказу Минздравсоцразвития России от 17.01.2011 N 4н.
Выдача такой справки, как было сказано выше, осуществляется в день прекращения работы. При невозможности же вручения справки непосредственно в день прекращения работы страхователь направляет застрахованному лицу уведомление о необходимости явиться за ней либо о даче согласия на отправление ее по почте (п. 2 Порядка). Как видим, это положение идентично правилу, используемому при выдаче трудовой книжки.
При обращении же работника с письменным заявлением о выдаче такой справки после прекращения работы работодателю надлежит ее оформить не позднее трех рабочих дней со дня получения заявления (пп. 3 п. 2 ст. 4.1 Закона N 255-ФЗ, п. 3 Порядка).
Пунктом 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» установлена обязанность работодателя по выдаче сотруднику в день его увольнения сведений о его трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных в отношении его страховых взносах на обязательное пенсионное страхование. Для этого используется индивидуальная форма СЗВ-6-1 «Сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица» (утв. Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п).
Статья 15 Закона N 27-ФЗ предписывает страхователю предоставлять каждому застрахованному лицу копию сведений, направленных в территориальное отделение ПФР для индивидуального (персонифицированного) учета. Причем это надлежит делать вместе с подачей сведений в ПФР.
Персонифицированные сведения в ПФР подаются ежеквартально вместе с расчетом по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Пенсионный фонд Российской Федерации и на обязательное медицинское страхование в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования (форма РСВ-1 ПФР) (п. 9 ст. 15 Закона N 212-ФЗ).
Поэтому если страхователь ежеквартально выдает работникам копии сведений по персонифицированному учету, направленных в ПФР, то в день его увольнения работодателю надлежит передать форму СЗВ-6-1, заполненную за истекшие месяцы квартала, в котором прекращается трудовое соглашение с работником.
Если же указанные копии не выдавались, то форма СЗВ-6-1 заполняется за период с начала календарного года по месяц увольнения включительно.
При передаче сведений работнику необходимо заручиться у него письменным подтверждением получения этих сведений. Однако в какой форме это должно быть сделано, Закон N 27-ФЗ не уточняет. Так что работодатель вправе использовать для этого применяемый им документ по учету выданных справок.
Законодатель обязал налоговых агентов, осуществляющих начисление доходов, включаемых в облагаемую базу по НДФЛ, выдавать физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога (п. 3 ст. 230 НК РФ). Для этого используется форма 2-НДФЛ «Справка о доходах физического лица за 20____ год» (утв. Приказом ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611).
Данную справку иной раз спрашивают на новом месте работы уволившегося сотрудника для предоставления стандартного налогового вычета на детей. Поэтому при увольнении многие работодатели выдают увольняющимся справки о полученных ими доходах и удержанных суммах НДФЛ.
По письменному заявлению увольняемого работодатель обязан выдать надлежащим образом заверенные копии документов, связанных с работой (абз. 4 ст. 84.1 ТК РФ). В ст. 62 ТК РФ, определяющей порядок выдачи копий документов, связанных с работой, среди таковых законодатель упомянул, в частности, приказ о приеме на работу, приказы о переводах на другую работу, приказ об увольнении с работы, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя. В общем случае для выдачи работнику копий документов, связанных с работой, работодателю дается три рабочих дня со дня подачи письменного заявления. Этого срока, на наш взгляд, работодатель может придерживаться и в случае получения письменного заявления о выдаче копий в последний день работы, поскольку из нормы абз. 4 ст. 84.1 ТК РФ однозначно не следует, что выдать копии надлежит именно в день прекращения трудового договора.
Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью (п. 1 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»). При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляются заверительная надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 (Государственный стандарт Российской Федерации «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»)).
